1. Verantwortlicher
Verantwortlicher im Sinne des Art. 13 Abs. 1 lit. a DSGVO ist:
Universitäts-Karate-Dojo-Karlsruhe e.V.
c/o Lars Thielemann
Bismarckstr. 6
76133 Karlsruhe
VR 101221 (Amtsgericht Mannheim)
E-Mail: ukd@lists.kit.edu
Website: www.ukd-karlsruhe.de
Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht erforderlich.
2. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt auf Grundlage folgender Rechtsgrundlagen:
- Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – Verarbeitung aufgrund Ihrer Einwilligung (z. B. bei der Nutzung von Formularen).
- Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Verarbeitung zur Erfüllung des Mitgliedsvertrags, zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen sowie zur Umsetzung satzungsgemäßer Vereinszwecke.
3. Datenerfassung auf unserer Website
Beim Besuch unserer Website werden automatisch Informationen in sogenannten Server-Logfiles erhoben. Hierbei handelt es sich um technische Daten wie:
- IP-Adresse, Browsertyp und Betriebssystem
- Datum und Uhrzeit des Zugriffs
- Besuchte Seiten
- Referrer (Quelle, von der Sie auf die Seite gelangt sind)
- Übertragene Datenmenge (Byte)
Diese Daten werden u. a. von unserem Hosting-Provider (z. B. Strato.de) protokolliert und dienen ausschließlich statistischen Zwecken, der Sicherstellung eines reibungslosen Betriebs sowie der Optimierung unserer Website.
4. Verwendung von Cookies
Um die Nutzung unserer Website zu erleichtern und die Benutzerfreundlichkeit zu erhöhen, setzen wir Cookies ein.
- Sitzungscookies werden nach Schließen Ihres Browsers automatisch gelöscht.
- Persistente Cookies verbleiben auf Ihrem Endgerät, um Sie bei einem erneuten Besuch wiederzuerkennen.
Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage unseres berechtigten Interesses gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
5. Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen der Vereinsmitgliedschaft
Im Zuge der Mitgliederverwaltung und zur Erfüllung satzungsgemäßer Vereinszwecke verarbeiten wir personenbezogene Daten von Mitgliedern, Teilnehmerinnen und Teilnehmern am Sport- und Kursbetrieb sowie von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. Hierbei können folgende Daten erhoben und verarbeitet werden:
- Vorname und Nachname
- Titel
- Geburtsdatum
- Kontaktdaten (Adresse, Telefon, Mobiltelefon, E-Mail)
- Mitgliedsnummer (z. B. im DKV)
- Beruf/Ausbildung zwecks Beitragshöhe
- Ggf. Funktion im Verein
- Ggf. sportlicher Werdegang (z. B. für Ehrungen)
Hinweis: Die Bereitstellung dieser Daten ist zwingend erforderlich, um den Mitgliedsvertrag bzw. die Vereinsmitgliedschaft abzuschließen und aufrechtzuerhalten. Wird von einem Vereinsmitglied von seinen Rechten (z. B. Löschung, Einschränkung oder Widerspruch) Gebrauch gemacht, kann dies satzungsgemäß zur Beendigung der Mitgliedschaft führen.
6. Weitergabe von Daten
Eine Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt ausschließlich im Rahmen der satzungsgemäßen Vereinszwecke. Dies umfasst insbesondere:
- Die Übermittlung an den Verband bzw. die Verbände, denen unser Verein angehört
- Die Weitergabe an Wettkampfveranstalter
- Die Veröffentlichung von Wettkampfergebnissen an Presseorgane
- Die Übermittlung an Behörden, sofern gesetzlich erforderlich
Zudem können Daten an Dienstleister weitergegeben werden, die uns bei der Betreuung unserer Website unterstützen.
7. Vertraulichkeit
Alle Personen, die in unserem Verein mit personenbezogenen Daten arbeiten (z. B. Vorstandsmitglieder, Trainer, Kursleiter, Büropersonal), sind zur strikten Vertraulichkeit verpflichtet. Eine eigenmächtige Erhebung, Nutzung oder Weitergabe von Daten ist untersagt. Verstöße gegen diese Vorgaben können disziplinarisch geahndet werden.
8. Speicherdauer
- Mitgliederdaten: Die zur Mitgliederverwaltung erforderlichen Daten werden 2 Jahre nach Beendigung der Vereinsmitgliedschaft gelöscht.
- Beitragsverwaltung: Daten, die zur Verwaltung der Beiträge erhoben wurden, werden 2 Jahre nach Beendigung der Mitgliedschaft gelöscht, sofern keine offenen Forderungen bestehen (ansonsten 2 Jahre nach Ausgleich offener Beträge).
- Trainer- bzw. Übungsleiterdaten: Diese Daten werden 2 Jahre nach Beendigung der jeweiligen Tätigkeit gelöscht.
Im Falle des Widerrufs Ihrer Einwilligung werden die entsprechenden Daten unverzüglich gelöscht, sofern keine anderweitigen gesetzlich zulässigen Gründe einer Speicherung entgegenstehen.
9. Nutzung von Kontaktformularen und E-Mail-Anfragen
Wenn Sie uns über ein Kontaktformular oder per E-Mail kontaktieren, werden die von Ihnen angegebenen Daten (z. B. Name, E-Mail-Adresse, Nachricht) zur Bearbeitung Ihrer Anfrage gespeichert. Eine Weitergabe dieser Daten an Dritte erfolgt nicht ohne Ihre ausdrückliche Einwilligung.
10. Betroffenenrechte
Sie haben das Recht:
- gemäß Art. 15 DSGVO Auskunft über die bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu erhalten,
- gemäß Art. 16 DSGVO die Berichtigung unrichtiger Daten zu verlangen,
- gemäß Art. 17 DSGVO die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu fordern,
- gemäß Art. 18 DSGVO die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten zu verlangen,
- gemäß Art. 20 DSGVO Ihre personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder deren Übertragung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen,
- gemäß Art. 21 DSGVO der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu widersprechen,
- sowie das Recht, Ihre Einwilligung gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO jederzeit zu widerrufen.
Des Weiteren steht Ihnen ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu.
11. Datensicherheit
Wir setzen technische und organisatorische Maßnahmen ein, um Ihre Daten vor zufälliger oder vorsätzlicher Manipulation, Verlust, Zerstörung oder unbefugtem Zugriff zu schützen. Hierzu zählt unter anderem die Nutzung von SSL-Verschlüsselung (Secure Socket Layer) während der Datenübertragung.
12. Aktualität und Änderungen dieser Datenschutzerklärung
Diese Datenschutzerklärung ist aktuell gültig (Stand: Februar 2025). Aufgrund technischer Weiterentwicklungen oder Änderungen gesetzlicher Vorgaben behalten wir uns vor, diese Erklärung anzupassen. Die jeweils aktuelle Version ist jederzeit auf unserer Website abrufbar.